Nell’era digitale di oggi, la gestione dei visitatori è diventata un componente essenziale per molte organizzazioni. Un Sistema di Gestione dei Visitatori (SGV) può aiutare a migliorare l’efficienza, garantire la sicurezza e fare un’ottima prima impressione sui tuoi visitatori. Ma come si inizia con un SGV? Ecco una guida per principianti per aiutarti a iniziare.

Comprendere i benefici di un sistema di gestione visitatori

Prima di tutto, è importante comprendere i benefici che un SGV può portare alla tua organizzazione. Un SGV non solo può velocizzare e semplificare il processo di registrazione dei visitatori, ma può anche fornire un controllo migliore su chi è presente nelle tue strutture in qualsiasi momento. Inoltre, può aiutare a proteggere i dati dei visitatori e a garantire la conformità con le normative sulla privacy come il GDPR​1​.

Scegliere il giusto SGV

Quando si sceglie un SGV, è importante considerare le esigenze specifiche della tua organizzazione. Ad esempio, vorrai un sistema che sia altamente personalizzabile per soddisfare le tue esigenze specifiche, come la stampa di badge, la cattura di foto, o l’aggiunta di accordi e politiche sulla privacy. Un sistema che ti permette di personalizzare l’app di registrazione con i colori del tuo brand e il tuo logo può anche aiutare a creare una forte impressione sui tuoi visitatori​1​.

Configurare il tuo SGV

Una volta scelto il tuo SGV, dovrai configurarlo. Questo può includere l’aggiunta di campi di registrazione personalizzati, la configurazione delle impostazioni di notifica per i tuoi dipendenti, e la personalizzazione del tuo sistema con il tuo logo e i colori del tuo brand. Ricorda, l’obiettivo è creare un’esperienza di registrazione che sia semplice e intuitiva per i tuoi visitatori, ma che allo stesso tempo fornisca tutte le informazioni necessarie per la tua organizzazione.

Formazione del personale

Una volta implementato il tuo SGV, è importante assicurarsi che il tuo personale sappia come usarlo. Questo può includere la formazione su come accogliere i visitatori, come aiutarli con il processo di registrazione, e come rispondere alle domande che potrebbero avere. Ricorda, il tuo personale è una parte essenziale dell’esperienza del visitatore, quindi assicurati che siano a loro agio con il nuovo sistema.

Monitoraggio e miglioramento

Infine, una volta che il tuo SGV è in funzione, dovrai monitorarlo e apportare miglioramenti quando necessario. Questo può includere l’analisi dei dati dei visitatori per capire come migliorare l’esperienza del visitatore, o l’aggiornamento delle impostazioni del tuo sistema per rispondere meglio alle esigenze della tua organizzazione.

Iniziare con un Sistema di Gestione dei Visitatori può sembrare un compito impegnativo, ma con la giusta guida e preparazione, può diventare un potente strumento per migliorare l’efficienza e l’esperienza del visitatore nella tua organizzazione. Ad esempio, il nostro registro digitale visitatori, I.A.M., è una soluzione basata su cloud che rende sicuro ed efficiente il modo in cui fornitori, clienti, visitatori e dipendenti entrano ed escono dalle sedi della tua azienda, tutto in piena conformità con il regolamento GDPR​​.

I.A.M. rivoluziona l’accoglienza in azienda, offrendo un’esperienza funzionale e coerente ai tuoi clienti e visitatori sin dal loro arrivo. Con I.A.M., il processo di registrazione del visitatore è semplice e intuitivo, composto da quattro passaggi principali:

  • Registrazione Interattiva: I.A.M. permette una rapida registrazione dei dati dell’utente in totale autonomia e senza alcun tipo di assistenza.
  • Acquisizione Foto: I.A.M. acquisisce l’immagine dell’utente tramite fotocamera e accetta l’informativa GDPR con firma su supporto elettronico.
  • Stampa Badge: I.A.M. stampa badge di riconoscimento con QR code per check-in e check-out. La grafica è personalizzata con il logo aziendale.
  • Notifica Appuntamento: I.A.M. invia in automatico la notifica del tuo ingresso alla persona con cui hai appuntamento​​.

Oltre 10.000 utenti hanno già provato I.A.M., il check-in digitale by Connecta, e hanno apprezzato la sua semplicità e intuitività​​.
Quindi, se stai pensando di iniziare con un Sistema di Gestione dei Visitatori, perché non provare I.A.M. gratis e vedere come può rivoluzionare l’accoglienza nella tua azienda?​.

Scopri come migliorare la sicurezza, l’efficienza e l’esperienza dei tuoi visitatori con il nostro sistema check in digitale, contattaci.